Jälgi meid: Facebook
Logi sisse ja loe viimast numbrit

Ise oled rumal, kui aru ei saa! Andres Koerni katsetatud sisekommunikatsiooni retsept

1111-koern.gif

Kui küsida ettevõttes inimeste käest, kuidas neil sisekommunikatsiooniga lood on, siis kuuleb vastuseks ikka ja jälle: „Otsene ülemus annab liiga vähe infot.“

Muidugi on hea, kui sihid on paigas. Kuid on ilmselge, et üksnes sellest ei piisa. Ei aita, kui suurel koosolekul ettevõtte eesmärgid kirjalikult välja jagada – neid tuleb iga päev kommunikeerida, nii sõnades kui tegudes.

Koern tunnistab, et Balti riikide ettevõtteis on see olnud viimase 15 aasta jooksul üsnagi nõrk külg. “Me leiame juhina alati vabandusi ja õigustusi, miks teised meist aru ei saa. Suhtumine on umbes selline, et kui sa minust aru ei saa, siis on see sinu mure – ise oled rumal,” lisab ta.

Tal on põhjust nõnda väita, sest ta teab selle uuringu tulemusi, mis jälgis, kuidas Baltikumi ja Põhjamaade ettevõtteis inimesed üldse suhtlevad.

Selgus, et erinevalt Põhjamaadest ei räägi Balti riikides inimesed oma ülemusega kuigi palju. Alluvatega suhtlevad ülemused küll, kuid seda põhiliselt käskude jagamise vormis. Tegelikult puudub kommunikatsioon juhtide ja alluvate vahel.

E-kirjade ajastu ei ole seda olukorda lahendanud, pigem on asi veel keerulisemaks muutunud. Ehkki elektronkirjad on igapäevased asjad, ei oska me seda võimalust veel täielikult ära kasutada – siin on meil veel väga palju õppida ja areneda.

Nii sageli vajutab ülemus nupule ja ütleb pärast: „Aga ma saatsin teile ju meili!“ Kuid kirja sõnum ei jõua pahatihti pärale. Kui sulle tuleb paari päeva jooksul 100 kirja, siis sa ei tea ju, milline neist on tähtis ja mis kannatab oodata. Sa ei kuule hääletämbrit. Sa võid ju avada ka kõik 100kirja, aga sa ei jõua, ei saa või ei taha neisse süveneda.

Tõsi, tekkinud on täiesti uus keel – väga ärritunud inimene kirjutab sulle trükitähtedega, kui ta tahab su peale karjuda. Aga ikkagi – see pole see, mis otsene suhtlus.

Samad probleemid olid õhus ka vanade kommunikatsioonivormidega. Küsimus on selles, kas saatja ja kuulaja on ikka samal lainel. Kui ülemus saadab sõnumi välja sagedusel 92,3 megahertsi ja kuulaja on sagedusel 82,5, siis ta ei kuule ju ülemust!

Selge, et kui ettevõttes on juba 50 inimest, siis ei saa juht kõigiga igapäevaselt otse suhelda. Seega tuleb läbi mõelda, kuidas korraldada süsteem nõnda, et inimestel tekiks tunne, et nad saavad infot otse allikast ehk from the horse’s mouth, nagu inglased ütlevad. Et iga töötaja tunneks end turvaliselt, et ta tunneks end tähtsana.

Iga ettevõtte juht peaks läbi mõtlema, kuidas oma ettevõttes sisekommunikatsioonisüsteem üles ehitada ja kuidas seda täiustada. Alustuseks tuleks endalt küsida, millised kommunikatsioonivormid sellesse firmasse sobivad? Vastus on muidugi iga ettevõtte puhul erinev – loeb ettevõtte suurus, ülesehitus, asukohariik jne.

Andres Koern räägib siin kommunikatsioonisüsteemist, mida ta arendas Põltsamaa Felixis välja tosina aasta jooksul. Nüüd, tegevjuhi ametis oldud aastaile tagasi vaadates tõdeb ta, et praegune olukord on hoopis midagi muud kui üheksakümnendate algul – uus tehnoloogia peab kindlasti mõne vana meetodi asendama. Aga kindlasti tasub kõigepealt kaaluda, mis minema visata ja mis jätta.

Koern liigitab firmasisese suhtlemise vormid kaheks:

1) ühesuunalised (info edastamine),

2) kahesuunalised (kommunikatsioon).

Kogu info ei olegi kõigile töötajatele vajalik, aga iga töötaja peab teadma, kuidas ta saab küsimusi esitada ning tagasisidet anda.

1. Sisepost

See suhtluse vorm tundub esmapilgul ehk veidi vanamoodne, aga ometi on see vägagi vajalik. Siseposti abil liiguvad inimeste vahel materjalid, dokumendid ja kõik muu, mis on paberil. Meil oli Põltsamaa Felixis süsteem, et post liikus kaks korda päevas, kell 9 ja kell 15. See on lihtne ümbrikusüsteem, nimi peale ja ringlusse – sekretär saab selle tööga väga hästi hakkama.

Tänapäeval arvatakse, et elektronpost asendab siseposti, aga vaidlen siin vastu. Mõnda asja ei saa elektrooniliselt saata. Ja paberil saatmine on suurepärane meetod, kui tahad midagi eriliselt rõhutada.

Muidugi toimib kõik ka ilma sisepostita, aga see on märksa ebaefektiivsem, sest inimesed liiguvad süsteemitult. Viid kulleriga tulnud paki ära ja räägid ikka 10–15 minutit juttu ka, et viisakas olla. Tore ja mugav, aga toob kaasa suure ajakao.

Sisepostiga koos läks meil ettevõttes käima ka komme saata kolleegidele lugemiseks harivat materjali. Saatsin välja näiteks väljaprinditud Directori artikli koos märkusega, et ma palun neil ja neil inimestel seda lugeda ning et selleteemaline arutelu tuleb siis ja siis. See on tunduvalt isiklikum ja toimis seega paremini kui e-kirja teel saadetud link.

2. Osakondade koosolekud

Me kirume tavaliselt bürokraatiat, aga mina ütlen, et hea bürokraatia peab igas ettevõttes olema. Ja koosolekud on üks koht, kus hea bürokraatia peaks toimima.

Esiteks tuleks kokku leppida teatud reeglites, et inimesed teaksid, millal koosolekud toimuvad ja kuidas on vaja ennast ette valmistada. Ja tähtis on neist reeglitest ja aegadest muidugi kinni pidada.

Kõik sellised koosolekud tuleks protokollida. Väga hea viis on see, kui keegi teeb märkmeid oma sülearvutis ja koosoleku lõpus vaadatakse need dataprojektoriga koos ekraanil veel üle.

Järgmine koosolek peaks algama sellega, et võetakse kiirelt läbi, millest eelmisel korral räägiti, millised ülesanded võeti ja kuidas nende täitmisega on. Kõige lihtsam on eelmise koosoleku kokkuvõtet taas arvutist seina peale näidata.

Ma ei usu koosolekutesse, mida ei dokumenteerita.

3. Tööalane info allüksustes

Tavaliselt peame osakondade informeerimise all silmas juhtkonda. Aga need, kes liini peal töötavad, peaksid ka asjadest teadma. Tuleks luua kindel süsteem, millal osakondade juhid töötajatele infot annavad ja kuidas töötajad saavad tagasisidet anda.

Põltsamaal oli see osakonniti väga erinev – igal juhatajal olid jooksvad koosolekud ning mõned korrad aastas kutsusid nad kõik oma osakonna töötajad kokku. Meie personalijuht jälgis osakondades toimuvat ja aitas kaasa, kui vaja.

Kui on kokku lepitud mingis arendusprojektis, siis on tähtis, et igaüks, kes asjasse puutub, oleks kõigest informeeritud. Mulle meeldis isegi kinnitada seinale ajatelg, et kõik näeksid, mis parasjagu käsil on.

4. Arenguvestlus

Sageli jätavad juhid kõige tugevama abinõu, arendusvestluse võimalused kasutamata. Nende meelest piisab sellest, et nad räägivad niigi iga päev oma inimestega. Kuid tööalased vestlused on midagi muud kui tõsine arenguvestlus.

Arenguvestlus on omaette kunst ja oskus, mida tuleb õppida. Ja kui sa ei tee seda korrapäraselt ja tõsiselt, siis rikub see võib-olla asju rohkem ära, kui kasu toob. Muidugi kõik, mida arenguvestluse jooksul räägitakse, peaks jääma kahe inimese vahele.

Arenguvestlus ei saa olla veerandtunnine. Ja seda ei tohiks teha kummagi vestluspartneri kabinetis, isegi mitte ettevõtte koosolekuruumis. Mul oli algul Põltsamaal väike korter, tegime remontimata köögis kohvi ja sõime võileibu – vestlused võtsid ikka üle kahe-kolme tunni…

Arenguvestluse peavad mõlemad pooled ette valmistama. Selle käigus tuleb jutuks kõik, mis hästi läheb, ja kõik, mis muret teeb. Kui rääkisin näiteks osakonna juhiga, siis arutasime läbi ka selle osakonna järgmise aasta sihid.

Siis rääkisime inimese nõrkadest ja tugevatest külgedest, seejärel andsin personalijuhile koolituste nimekirja, mida inimene soovib. Lisasin, millised neist on minu arust mõttekad.

Palgaküsimust me nendes arenguvestlusest ei puudutanud, sest kui sa küsid inimeselt, mis on ta suurim mure, siis vastab ta kohe: „Palk on väike, tahan juurde.“ Sina ütled ei, ja aken ongi kinni – see tähendab, et vestlus on läbi kukkunud.

Palk ja soodustused on omaette arutelu teema ning see võtab väga palju energiat.

5. Arvamusuuring
Felixi kontsernis korraldati regulaarselt töötajate arvamusuuringuid. Aga ei tohi unustada, et kontsernis oli 50 firmat – nii saime teha analüüsi ja ettevõtteid ja riike võrrelda. Võrdlesime Põltsamaa Felixit nii oma kontserni ettevõtetega kui ka Euroopa ja maailma tasemega.

Aga Eestis on raske määrata, kellega sa end võrdled. Kui teed küsitluse lihatööstuses, siis peaksid sul olema ka teiste lihatööstuste andmed!

Küsitlusega saad teada, kas inimestele töö meeldib, kas kommunikatsioon töötab, aga sa ei saa teada, kas ettevõtte saavutused on maailmatasemel või ei.

Neid uuringuid asendavad väiksemas ettevõttes edukalt arenguvestlused ja n-ö juhtimine ringijalutamise käigus (management by walking).

Eestis on ka see oht, et kui teed küsitluse ja kui ühes kategoorias on alla 10 inimese, siis saab iga juht teada, kes on vastanud.

Nii et enne kui hakkad küsitlust tegema, küsi kolleegi käest mõnest teises sarnases firmas, kuidas tema küsitlust läbi viis ja mis kasu ta sai.

6. Oma ajakiri

Olen üha rohkem veendunud, et trükitud firmaajakiri või -ajaleht on elektroonilise ajakirja kõrval vajalik, mõnikord isegi parem. Paljud inimesed ei istu ju kogu aeg arvuti taga, näiteks kauplusketis. Juhina peadki kõigepealt aru saama, kuidas inimesed üldse saavad infot vastu võtta.

Meil läks käima siseajaleht Felixpress kuus korda aastas. Iga osakonna juht pidi kirjutama, mis on muutunud ja mis plaanis on. Tutvustasime uusi töötajaid, arenguplaane, uusi tooteid, muudatusi organisatsioonis, aga andsime ülevaate ka firma üritustest.

Saatsime Felixpressi postiga kõikidele töötajatele koju, et ka nende pereliikmed võiksid firma elust-olust lugeda ja teaksid näiteks, millega tegeleb abikaasa või ema-isa.

7. Kiirpress

Kontoris olid meil kindlad kohad seinal, kuhu me panime üles kiire info. Näiteks teadetetahvel, mis asus teel söögikohta.

8. Direktori koosolek

Võtsin kaks korda aastas kokku veerandsada võtmeinimest, lisaks kümmekond inimest kõrvalt, kes olid vastutusrikastel kohtadel, vahel kutsusin sinna ka uue töötaja.

See oli minu soolo – rääkisin meie sihtidest. Vahel tegi turundusdirektor presentatsiooni, mis oli tema valdkonnas uut, samuti finantsjuht. Mõnikord lasin ka keskastmejuhtidel lühikese ettekande pidada, aga see ei olnud mitte nii palju info edastamise kui koolituse pärast – ta sai terve grupi ees oma mõtteid edasi anda.

9. Videointervjuud

Juhid rääkisid oma jutu videosse ning seda videolõiku näidati siis kontserni peakorteris ja teistes tütarfirmades.

Ehkki see infovahetuse vorm vananes kiiresti, sest video kui selline kadus, oli see üks tore meetod. Tänu sellele tekkis hulk inimesi, kes oskasid vabalt telekaamera ees seista – eriti vajalik oli see kriisiolukorras, kui televisioonist infot küsiti.

Aga seda kõike saab ju uue tehnika ja veebikaameratega palju paremini teha!

* * *

Mõistagi ei kujune ükski süsteem välja kohe ja korraga. Aja jooksul tulid uued võimalused ja siis selgus, millised viisid on tõhusamad ja tähtsamad, millist tasus edasi arendada ja millist mitte.

Oluline on see, et süsteemi osad täitsid eesmärki. Ehk kommunikatsioon, kommunikatsioon, kommunikatsioon!

Andres Koern

Andres Koern on pidanud elus mitmeid ameteid. Ta on olnud õpetaja ja 14 aastat koolidirektor, pidanud restorani Stockholmis ja Ystadis. 1990. aastate alguses asus ta juhtima Põltsamaa Felixit.

Ta elab oma abikaasa Kittega Tartus, praegu on ta esitlustehnikat valmistava TK-Teami nõukogu esimees. Lisaks Eestile on TK-Teamil sõsarettevõtted Soomes, Lätis ja Inglismaal.

Ta on mitmete ühiskondlike organisatsioonide liige ning Treffneri gümnaasiumi hoolekogu esimees. Ta oskab lugu pidada heast maitsest, muuhulgas on ta ka International Wine and Food Society asutajaliige Eestis. Tänavu sügisel sai ta oma töö eest selle organisatsiooni tegevuse edendamisel Eestis Andre Simoni nimelise auhinna.

Taivo Paju

Taivo Paju hing ja süda on lugude küljes, mis Directoris ilmuvad. Ta ei lepi kunagi vähemaga kui väga hea. 10 aastat on Director tema käe all kasvanud. Taivo tehtud intervjuud on nii kaasahaaravad, et võid ennast lugema unustada. Taivo hoolitseb ka selle eest, et töö oleks fun!

Kas oled juba Directori tellija?
Telli ja liitu 20000+ inimesest koosneva eksklusiivse seltskonnaga.
Kohene ligipääs uutele artiklitele veebis ja meie ilus ajakiri peatselt sinu postkastis. Loe 10 põhjust, miks peaksid Directori tellima
Close
Dirr!

Iga kuu parimad juhtimisartiklid sinu postkastis


E-ajakiri Dirr! hoiab sind kursis
Eesti juhtimismaailmas toimuvaga. Tasuta.